L’introduzione del deposito telematico obbligatorio di atti e documenti diretti al Tribunale, compreso l’ufficio G.I.P. e G.U.P., a seguito dell'entra in vigore del D.M. 204 del 2024, ha fatto sorgere il dubbio che sia necessario il portale anche quando la presentazione degli stessi avvenga in udienza. In particolare, nel caso di:
‒ costituzione di parte civile;
‒ nomina o procura speciale;
‒ comparsa conclusionale;
‒ produzione di documenti.
Il dubbio appare inconsistente in diritto. Sul piano sistematico, è necessario anzitutto evidenziare che in tutte le norme del codice di rito il termine “deposito” identifica un tipo di attività che ha come “destinatari” la segreteria del Pubblico ministero o la cancelleria del Giudice, il che lo connota dunque come condotta che avviene fuori udienza. Per le attività che si svolgono invece in udienza, il codice utilizza una terminologia diversa: gli “atti” scritti sono in genere “presentati” al Giudice (se orali, sono per lo più “formulati” o “proposti”), mentre i “documenti”, trattandosi di prove, sono “prodotti” e “acquisiti” (pregevole, sul punto, il lavoro dell'Avv. D'Agnolo, consultabile qui). Emblematica in tal senso è proprio la diversa terminologia utilizzata dall’art. 78 c.p.p. in tema di costituzione di parte civile per distinguere l’attività fatta in udienza e fuori udienza.
Anche l’art. 111 bis c.p.p., dunque, nella parte in cui disciplina il deposito telematico come obbligatorio, attiene agli atti e ai documenti destinati alla cancelleria o segreteria dell’Autorità procedente, rimanendo estranea alla norma, e quindi sempre consentita secondo le regole ordinarie del codice di rito, la loro presentazione in udienza. Dello stesso avviso è il parere del D.G.S.I.A. del 20 gennaio 2025.
Al di là del ragionamento esegetico e sistematico, il comma 3 dell’art. 111 bis c.p.p. prevede in ogni caso una espressa deroga al deposito telematico obbligatorio di atti e documenti che per loro natura o per specifiche esigenze processuali, non possano essere acquisiti in copia informatica. La norma è di portata tale da poter essere interpretata nel senso che rientrano tra le “specifiche esigenze processuali” anche la necessità di produrre gli atti e i documenti in udienza.
Leggendo la norma diversamente, si arriverebbe a conclusioni illogiche e che, in taluni casi, lederebbero concretamente il diritto alla difesa: si pensi, ad esempio, al difensore che voglia introdurre a sorpresa un documento solo dopo averlo esibito al teste in udienza e che non potrebbe, invece, se fosse costretto a depositarlo in anticipo al portale.
Con circolare dell’8.1.2025, seppur non vincolante sul piano interpretativo, nel confermare la possibilità per le parti di depositare in udienza atti e documenti, il D.G.S.I.A. ha valorizzato anche il richiamo al comma 3 dell’articolo 111 ter c.p.p, a mente del quale “gli atti e i documenti formati e depositati in forma di documento analogico sono convertiti, senza ritardo, in documento informatico e inseriti nel fascicolo informatico, secondo quanto previsto dal comma 1, salvo che per loro natura o per specifiche esigenze processuali non possano essere acquisiti o convertiti in copia informatica”.
Secondo il provvedimento del D.G.S.I.A., dunque, se il difensore produce in udienza ‒ il che significa che può sempre farlo ‒ un documento o un atto in formato cartaceo, compreso quindi quello di costituzione di parte civile, l’atto e il documento andranno poi scansionati.
La conversione non compete certamente al difensore. Così è sancito dall’art. 110 c.p.p., il quale prevede che gli atti redatti in formato analogico siano convertiti in copia informatica ad opera dell’ufficio che li ha formati o “ricevuti”, e dall’art. 14 del Regolamento n. 44 del 2011: “la cancelleria o la segreteria dell’ufficio giudiziario provvede ad effettuare copia informatica dei documenti e degli allegati di cui al comma 1”, cioè testualmente quelli cioè depositati in forma di documento analogico.
Allego un pregevole contributo del Consiglio dell'Ordine degli Avvocati di Napoli sul punto, che fornisce un'ottima disamina del problema e della disciplina vigente.
